Gästeliste für die Hochzeit erstellen – Schritt für Schritt

Von Timo Bredehöft, freier Trauredner · Aktualisiert am

Die Gästeliste ist das Fundament eurer Hochzeitsplanung: Von ihr hängen Location, Budget, Catering und sogar die Größe der Torte ab. Hier erfahrt ihr, wie ihr sie entspannt aufstellt – und wie ihr später den Überblick über alle Zusagen behaltet.

Wann solltet ihr mit der Gästeliste anfangen?

So früh wie möglich – idealerweise, bevor ihr eine Location bucht. Eine erste grobe Liste reicht: Erst wenn ihr ungefähr wisst, ob ihr mit 40 oder mit 140 Gästen feiert, könnt ihr Locations und Caterer sinnvoll vergleichen. Viele Paare beginnen damit zwölf bis 18 Monate vor der Hochzeit. Die endgültige Liste steht meist, wenn die Save-the-Date-Karten oder Einladungen rausgehen.

Schritt 1: Den Rahmen festlegen

Bevor ihr Namen sammelt, klärt drei Fragen miteinander:

  • Wie groß soll eure Hochzeit sein? Klein und intim oder großes Fest mit allen? Diese Grundentscheidung spart euch später viele Diskussionen.
  • Wie viel Budget habt ihr? Ein großer Teil der Hochzeitskosten hängt direkt an der Gästezahl – vor allem Essen und Getränke. Fragt bei eurer Wunsch-Location nach dem Preis pro Person, dann wisst ihr, was jeder weitere Gast kostet.
  • Wie viele Plätze hat die Location? Die Kapazität ist oft die härteste Grenze.

Schritt 2: Alle Namen sammeln

Schreibt zunächst jede Person auf, die euch einfällt – ohne zu bewerten. Geht dabei eure Lebensbereiche durch: Familie beider Seiten, Freundeskreis, Schulzeit, Studium, Verein, Arbeit, Nachbarschaft. Sprecht auch mit euren Eltern, ob ihnen wichtige Personen fehlen, besonders wenn sie die Hochzeit mitfinanzieren.

Wichtig: Denkt gleich an Partnerinnen und Partner und an Kinder. Aus „Tante Anke“ werden schnell vier Personen.

Schritt 3: In A-, B- und C-Liste sortieren

Wenn die Liste zu lang ist, hilft eine einfache Einteilung:

  • A-Liste: Ohne diese Menschen ist es nicht eure Hochzeit – engste Familie, beste Freundinnen und Freunde, Trauzeugen.
  • B-Liste: Menschen, die ihr gern dabei hättet, wenn Platz und Budget reichen.
  • C-Liste: Eher Pflichtgefühl – Kolleginnen, entfernte Bekannte, Menschen, die ihr seit Jahren nicht gesehen habt.

Eine bewährte Faustregel für Grenzfälle: Hattet ihr in den letzten zwei Jahren Kontakt? Würdet ihr die Person zum Abendessen zu euch nach Hause einladen? Wenn beides nein ist, darf der Name guten Gewissens von der Liste.

Schritt 4: Die schwierigen Fragen klären

Kinder einladen – ja oder nein?

Beides ist völlig in Ordnung. Wichtig ist nur, dass ihr konsequent seid und es klar kommuniziert, zum Beispiel direkt auf der Einladung: „Wir feiern diesen Tag nur mit Erwachsenen und freuen uns, wenn ihr euch einen freien Abend gönnt.“ Ein guter Kompromiss: Kinder zur Trauung und zum Kaffee, abends nur Erwachsene – oder eine Kinderbetreuung vor Ort.

Begleitung („plus eins“) für Singles?

Für feste Partnerinnen und Partner ist eine Einladung selbstverständlich. Bei Singles könnt ihr frei entscheiden. Kennt die Person sonst niemanden auf der Feier, ist eine Begleitung eine schöne Geste.

Kolleginnen und Kollegen?

Entweder alle aus dem engeren Team oder nur die, mit denen ihr auch privat befreundet seid. Ein guter Weg für alle anderen: ein Sektempfang im Büro nach der Hochzeit.

Schritt 5: Absagen einplanen

Nicht alle Eingeladenen werden kommen – Krankheit, Urlaub, weite Anreise oder andere Termine. Als grobe Faustregel rechnen viele Hochzeitsplaner damit, dass etwa zehn bis 20 Prozent absagen. Bei vielen Gästen mit weiter Anreise oder einer Hochzeit in der Ferienzeit können es mehr sein, bei einer kleinen Feier im engsten Kreis deutlich weniger.

Plant die Location trotzdem nie mit einer geschätzten Absagequote zu knapp: Wenn doch alle kommen, muss jeder einen Platz haben.

Schritt 6: Die Gästeliste übersichtlich führen

Damit ihr später nicht den Überblick verliert, sollte eure Liste diese Spalten enthalten:

  • Vorname und Nachname
  • Gehört zu (Braut, Bräutigam, beide) und Gruppe (Familie, Freunde, Arbeit …)
  • Anzahl Erwachsene und Kinder
  • Adresse für die Einladung
  • Save-the-Date und Einladung verschickt
  • Zusage oder Absage, Essenswahl, Allergien
  • Notizen (z. B. Übernachtung, Anreise, Geschenk)

Schritt 7: Zusagen sammeln – ohne Zettelchaos

Spätestens wenn die Einladungen verschickt sind, wird es unübersichtlich: Die eine sagt per WhatsApp zu, der andere ruft an, die dritte schickt eine Karte. Genau dafür haben wir JA-SAGER. gebaut:

  1. Ihr legt eure Hochzeit an und teilt euren Link oder QR-Code mit euren Gästen.
  2. Eure Gäste sagen per Link oder QR-Code zu und wählen gleich ihr Essen.
  3. Ihr seht jederzeit, wer zugesagt hat, wer abgesagt hat und wer noch offen ist – und könnt gezielt nachfragen.

Wie ihr dabei eine passende Frist setzt und freundlich nachhakt, lest ihr im Ratgeber Rückmeldung zur Hochzeit.

Kurz zusammengefasst

  • Früh starten: Die Gästezahl bestimmt Location und Budget.
  • Erst alle Namen sammeln, dann in A-, B- und C-Liste sortieren.
  • Kinder, Begleitungen und Kollegen einheitlich regeln und klar kommunizieren.
  • Mit etwa zehn bis 20 Prozent Absagen rechnen – aber nie zu knapp planen.
  • Zusagen digital sammeln, dann habt ihr alles an einem Ort.

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