Rückmeldung zur Hochzeit: Frist, Formulierungen und Textbeispiele

Bis wann sollten Gäste zur Hochzeit zusagen?

Bewährt hat sich eine Rückmeldefrist von etwa sechs bis acht Wochen vor der Hochzeit. Rechnet dafür von hinten:

1. Finale Gästezahl für Caterer und Location: Viele brauchen sie etwa zwei bis vier Wochen vorher. Fragt am besten direkt nach, was in eurem Vertrag steht.
2. Puffer zum Nachfragen: Plant zwei Wochen ein, um bei allen nachzuhaken, die noch nicht geantwortet haben.
3. Tischordnung, Namenskärtchen, Gastgeschenke: Auch das geht erst, wenn klar ist, wer kommt.

Die Einladungen verschickt ihr idealerweise zwei bis drei Monate vor der Hochzeit – bei vielen Gästen mit weiter Anreise oder einer Hochzeit im Ausland gern früher. Dann haben eure Gäste genug Zeit, und ihr bekommt die Antworten rechtzeitig.

Was bedeutet „u. A. w. g.“?

Die Abkürzung steht für „um Antwort wird gebeten“ und ist die deutsche Entsprechung zum französischen „RSVP“ (répondez s’il vous plaît). Auf modernen Einladungen dürft ihr es ruhig persönlicher formulieren – Beispiele findet ihr weiter unten.

Welche Angaben ihr abfragen solltet

• Zusage oder Absage
• Namen aller Personen, die mitkommen – auch der Kinder (mit Alter, falls es ein Kindermenü gibt)
• Essenswahl pro Person, wenn ihr ein Menü mit Auswahl anbietet
• Allergien und Unverträglichkeiten
• Optional: Übernachtungswunsch, Shuttle, Musikwunsch oder eine Nachricht an euch

Mehr zur Essensabfrage lest ihr im Ratgeber Menüauswahl und Allergien abfragen.

Formulierungen für die Einladung

Klassisch

Um Antwort wird gebeten bis zum 15. April 2027.

Persönlich

Bitte gebt uns bis zum 15. April Bescheid, ob ihr dabei seid. Wir freuen uns riesig auf euch!

Mit QR-Code oder Link

Sagt uns bis zum 15. April ganz einfach online zu: QR-Code scannen, Formular ausfüllen, fertig. Dort könnt ihr auch euer Essen auswählen.

Locker und mit Humor

Wir sagen am 12. Juni Ja – sagt ihr es auch? Gebt uns bis zum 15. April Bescheid, damit niemand ohne Stuhl und Stück Torte dasteht.

Für Gäste ohne Smartphone

Ihr mögt es lieber klassisch? Dann ruft uns einfach an oder schreibt uns eine kurze Nachricht.

Online-Rückmeldung oder Antwortkarte?

Die klassische Antwortkarte ist schön, kostet aber Porto, kommt manchmal nie an – und ihr müsst alles von Hand abtippen. Eine Online-Rückmeldung per Link oder QR-Code ist für die meisten Gäste schneller, und die Antworten landen direkt sortiert in eurer Liste. Am besten kombiniert ihr beides: QR-Code auf die Einladung, und wer lieber anruft, wird von euch selbst eingetragen.

Genau so funktioniert JA-SAGER.: Gäste antworten online, ihr tragt telefonische Zusagen mit ein, und alle Antworten stehen an einem Ort.

Was tun, wenn Gäste nicht antworten?

Es gibt sie auf jeder Hochzeit: die Gäste, die die Frist verpassen. Das ist selten böse gemeint. So geht ihr damit um:

1. Kurz vor der Frist erinnern: Eine freundliche Nachricht an alle, die noch offen sind, wirkt Wunder. In JA-SAGER. seht ihr diese Gäste unter „Noch offen“.
2. Nach der Frist persönlich nachfragen: Ein kurzer Anruf ist meist der schnellste Weg.
3. Klare Deadline für euch selbst: Wer bis zur Meldung an den Caterer nicht geantwortet hat, wird nicht eingeplant – das dürft ihr freundlich, aber bestimmt kommunizieren.

Textbeispiel für die Erinnerung

Hallo ihr Lieben, wir planen gerade die letzten Details für unsere Hochzeit. Wir haben von euch noch keine Rückmeldung bekommen – sagt uns doch bis Freitag kurz Bescheid, ob ihr dabei seid. Hier geht’s zum Formular: [euer Link]. Liebe Grüße!

Kurz zusammengefasst

• Rückmeldefrist etwa sechs bis acht Wochen vor der Hochzeit setzen.
• Ein konkretes Datum nennen und alle wichtigen Angaben gleich mit abfragen.
• Online-Zusage per QR-Code anbieten, telefonische Antworten selbst nachtragen.
• Kurz vor der Frist an offene Gäste erinnern.